Kreise, Städtereg. Aachen: Egal, ob es um einen Antrag oder eine Terminanfrage geht – die Kommunikation mit der Verwaltung soll schnell, unkompliziert und sicher laufen. „Mit unserem Serviceportal für Einwohnerinnen und Einwohnern bieten wir hier schon viele Möglichkeiten, wollen das aber weiter ausbauen“, so Andreas Schaffrath, der das Amt für Digitalisierung und IT bei der StädteRegion Aachen leitet. Manche Vorgänge benötigen eine eigenhändige Unterschrift. Sie kann aber auch durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. In vielen Fällen ist aber der einfachste Weg, um Dokumente an die StädteRegion zu senden, die E-Mail. „Unsere Ämter erkennen alle digitalen Unterlagen als Original an, soweit keine gesetzliche Regelung dem widerspricht“, sagt Schaffrath. Man sollte aber immer auch daran denken, dass bei vielen Anliegen personenbezogene und deshalb besonders schützenswerte Daten mitgesendet werden. „Wer uns eine normale Mail schreibt, sollte daran denken, dass diese unverschlüsselt ist und damit nicht den Vorgaben der Europäischen Datenschutzgrundverordnung entspricht. Der Inhalt der Mail und angehängte Dokumente könnten auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden“, erklärt er.
Schon länger besteht deswegen die Möglichkeit, Dokumente über den „Elektronischen Zugang“ an die StädteRegion Aachen zu übermitteln. Über dieses Formular kommen personenbezogene und sensible Daten und Dokumente sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt bei der Verwaltung an. Dieses Formular ist unter www.staedteregion-aachen.de/elektronischer-zugang zu finden. Um es zu nutzen, benötigt man das Servicekonto.NRW, mit dem dann auch bei vielen Behörden und Kommunen Dienstleistungen online möglich werden.
Ein weiterer Weg zur sicheren Kommunikation sind Kontaktformulare, die mit immer mehr Dienstleistungen im Serviceportal der StädteRegion Aachen verknüpft sind.